Gmail: tener traccia della posta inviata da ThunderBird

Se usate ThunderBird per gestire la vostra casella Gmail, già saprete che una copia delle e-mail inviate resta nella cartella locale “Posta inviata” di ThunderBird ma non è visibile (se usate il server smtp del vostro provider) nella cartella “Posta Inviata” presente sul sito web di Gmail.

Per far sì che le email inviate appaiano anche nel sito di Gmail è possibile procedere in diversi modi:
uno di questi consiste nel configurare ThunderBird in modo da utilizzare il server smtp di Gmail (smtp.gmail.com) anzichè quello del vostro provider, ma questa soluzione presenta l’inconveniente di una maggiore lentezza, anche se c’è l’innegabile vantaggio della cifratura durante l’invio mediante il protocollo TLS e la possibilità di inviare le email ovunque vi troviate, indipendentemente dal provider utilizzato.
Un altro inconveniente derivante dall’uso dell’smtp di Gmail è il seguente: se da ThunderBird inviate una e-mail ad un Gruppo Google su cui siete iscritti, non riceverete il messaggio da voi inviato, quindi resterete col dubbio se sia arrivato o meno. Ciò non accade invece usando l’smtp del proprio provider. Se pensate che questa sia la soluzione più adatta a voi potete non proseguire nella lettura.

Una soluzione alternativa per tener traccia (sul sito) della posta inviata potrebbe essere la seguente: utilizzare l’smtp del proprio provider (quindi più veloce di quello di Gmail) e configurare ThunderBird affinchè invii a noi stessi, in copia nascosta, una copia del messaggio inviato.
In questo modo però tutte le email da noi inviate ci arriverebbero in copia anche a noi in posta in arrivo, ma non se creiamo un filtro ad hoc sul sito di Gmail, che a monte segni questi messaggi come già letti, scavalcando la cartella posta in arrivo e assegnandogli un’ etichetta particolare (per esempio “Inviati da ThunderBird”).

Come facciamo a riconoscere le email che ci siamo auto-inviati da ThunderBird in copia nascosta?
Innanzitutto, se il vostro indirizzo è nomeutente@gmail.com conviene mandarsi il messaggio in copia nascosta non all’indirizzo nomeutente@gmail.com bensì a qualcosa del tipo nomeutente+inviatidathunderbird@gmail.com.
Su ThunderBird andiamo su Strumenti - Impostazioni account - Cartelle e copie e impostiamolo come segue:

Fatta questa impostazione andiamo sul sito di Gmail a creare il nostro filtro, andando su Impostazioni, Filtri, Crea nuovo filtro.

Nella sezione “Scegli criteri di ricerca” individuiamo il campo “Contiene le parole:” e scriviamoci:
DeliveredTo:”nomeutente+inviatidathunderbird@gmail.com”

Premiamo poi il pulsante “Passaggio successivo” e impostiamo il filtro come segue:

Purtroppo il filtro non ci consente di spostare i messaggi che corrispondono al nostro criterio di ricerca nella cartella Posta inviata di Gmail, quindi dobbiamo accontentarci di creare una etichetta che contraddistinguerà tali messaggi.

Premiamo il tasto Crea filtro ed abbiamo finito.

D’ora in poi, quando invieremo una nuova email da ThunderBird la schermata apparirà con il campo CCn già precompilato (non sarà visibile da nessuno dei vostri destinatari):

A proposito di CCn, sfruttatelo quando inviate la stessa email a più persone che non si conoscono.
Non c’è cosa che mi fa più inca..are quando vedo il mio indirizzo mescolato in chiaro a tanti altri che non conosco.

Sincronizzare le rubriche di ThunderBird e Gmail

A chi accede alla propria casella Gmail sia tramite web che tramite client di posta ThunderBird, potrebbe tornare utile questa comoda estensione, che permette di tenere le rubriche di ThunderBird e Gmail perfettamente sincronizzate.

L’estensione si chiama Zindus ed è abbastanza semplice da utilizzare: una volta scaricata ed installata come una qualsiasi estensione, essa va configurata per operare con la vostra casella Gmail.

All’interno del menù Strumenti di ThunderBird troverete la nuova voce Zindus. Cliccatela ed uscirà una schermata di configurazione in cui dovrete immettere le credenziali del vostro account Gmail:

Il passo successivo consiste nell’impostare la scheda Preferences:

Nella sezione Settings scegliete Auto Synch se desiderate che l’estensione vada a sincronizzare periodicamente in modo automatico le vostre due rubriche.
La scelta dei tempi è effettuata in maniera casuale e non è impostabile dall’utente mediante l’interfaccia grafica dell’estensione. In ogni caso avviene una sincronizzazione automatica ogni volta che aprite Thunderbird (non subito per non rallentare il controllo e lo scaricamento della posta, ma dopo qualche minuto).
Verbose logging è una funzione utile solo a scopi di debugging (crea un file di testo con tutte le operazioni eseguite dal programma, utile se volete segnalare un malfunzionamento all’ideatore).

La sezione più interessante è “Sync Google contacts with” in cui scegliamo il tipo di rubrica con cui la rubrica di Gmail si deve sincronizzare.
Come forse già saprete all’interno di ThunderBird infatti è possibile avere più rubriche: in genere si ha la Rubrica Personale (quella principale) e la rubrica degli Indirizzi Collezionati.

L’estensione Zindus ci offre due possibilità di sincronizzazione: sincronia con la rubrica personale (Personal Address Book), oppure sincronia con zindus/nomeutente per far si che venga creata una rubrica a parte all’interno di Thunderbird.
Se scegliete quest’ultima impostazione la prima operazione di sincronizzazione consisterà nel creare all’interno di Thunderbird una nuova rubrica (quindi vuota) e importare tutti i contatti dal vostro account Gmail. Successivamente gli aggiornamenti proseguiranno in maniera bidirezionale (ossia modifiche fatte nella rubrica secondaria di Thunderbird si rifletteranno sulla rubrica di Gmail e viceversa).

Se invece scegliete la sincronia con Personal Address Book sarà effettuato da subito un aggiornamento di tipo bidirezionale ossia i contatti che già avete all’interno di Thunderbird saranno copiati nella rubrica di Gmail e viceversa.
In questo caso però potrebbero verificarsi alcuni problemi, in particolare la rubrica di Google non consente di attribuire due nomi differenti ad uno stesso indirizzo email.
Se quindi abbiamo memorizzato l’indirizzo del nostro amico Mario Rossi, sia in ThunderBird che in Gmail dando nomi differenti (es “M.Rossi” in Gmail e “Mario R.” in ThunderBird) la sincronizzazione degli account fallirà. Per superare questo ostacolo basterà cancellarne uno dei due, mantenendo quello che per voi è più significativo.

Un’altra cosa che la rubrica di Gmail non ammette (mentre Thunderbird sì) sono gli elementi della rubrica senza indirizzo email. Può capitare infatti che abbiate memorizzato un contatto all’interno della rubrica di ThunderBird, non per ricordarne l’email ma per ricordare altre informazioni (ad es. il telefono o sito web). E’ un’ipotesi remota ma se dovesse verificarsi impedirà la sincronizzazione delle rubriche. In questo caso la soluzione è semplice: basterà specificare l’indirizzo email e in caso in cui non si disponga di questa informazione o ne mettete uno di fantasia (purchè non già usato) oppure spostate questi contatti vuoti in una rubrica separata di Thunderbird in modo che non vengano coinvolti nella sincronizzazione dando problemi.

Fatte queste impostazioni premete il tasto Sync Now per lanciare la prima sincronizzazione, che sarà un po’ più lenta rispetto alle altre che avverranno successivamente in modo periodico e completamente automatico.

Probabilmente avrete notato che anche Gmail sembra avere più rubriche: My Contacts, Most Contacted e Suggested Contacts (in italiano, rispettivamente, Contatti Personali, Più Contattati, Contatti suggeriti).
My Contacts contiene gli indirizzi delle persone che avete intenzionalmente aggiunto alla vostra rubrica. Suggested Contacts contiene l’elenco delle persone a cui avete scritto in passato e da cui avete ricevuto una risposta, ma che non avete aggiunto alla rubrica.
Most Contacted vi dice solo quali di questi indirizzi contattate più spesso.
Dalle prove che ho fatto ho notato che Zindus attinge gli indirizzi sia da My Contacts che da Suggested Contacts, pertanto prima di sincronizzare vi consiglio di fare una pulizia della rubrica Suggested Contacts, togliendo tutti gli indirizzi che non vi servono più e spostando invece i contatti utili in My Contacts.

Onde evitare qualsiasi inconveniente legato ad una cattiva gestione dell’estensione vi consiglio di fare un bel backup delle rubriche (sia di TB che di Gmail) prima di procedere con la sincronizzazione, così come ho fatto io stesso.

Potete scaricare Zindus dal suo sito ufficiale o dalla pagina ufficiale Mozilla componenti aggiuntivi per ThunderBird.

L’attuale versione 0.7.10 è compatibile con ThunderBird 2.0b2 - 3.0a1 per Windows, Mac Os X e Linux.

Se siete preoccupati per la vostra privacy leggete qui, inoltre c’è da tener presente che essendo un’estensione open-source è disponibile al suo interno il codice sorgente per cui, se ci fosse qualcosa di “losco” nel codice, verrebbe individuato subito. Tranquilli dunque per la vostra password Gmail.

I tempi dell’Auto-Sync sono legati a due parametri, che si possono modificare solo entrando nell’editor di configurazione di ThunderBird (Strumenti - Opzioni - Avanzate - Generali - Editor di configurazione).
Tali parametri sono:
extensions.zindus.system.as_timer_delay_on_start - indica dopo quanti secondi dall’avvio di ThunderBird deve avvenire la sincronizzazione (di default sono 3600 ossia 60 minuti);

extensions.zindus.system.as_timer_delay_on_repeat - indica dopo quanti secondi dall’ultima sincronizzazione deve avvenire la successiva (di default sono 43200 ossia 12 ore).

Tali valori però rappresentano solo un valor medio, in quanto il valore reale sarà scelto casualmente durante l’esecuzione, onde evitare la congestione dei server.

Come filtrare lo spam da una casella di posta elettronica intasata

Se avete una casella di posta elettronica satura di spam che si confonde insieme alla posta legittima, e non avete intenzione o la possibilità di chiudere l’account, forse potrebbe esservi utile questo piccolo trucco, che non richiede l’installazione di alcun programma.

L’idea di base è la seguente: utilizzare un account Gmail (che ha un potentissimo ed efficacissimo filtro antispam) come intermediario per filtrare tutta la posta in arrivo destinata al vostro account saturo di spam.

Requisito fondamentale: il vostro account vittima di spam deve consentire l’accesso POP3 da qualunque postazione indipendentemente dal provider (quindi una casella di posta libero.it ad esempio non va bene) oppure l’account vittima deve offrire la possibilità di effettuare l’inoltro automatico di tutte le email ricevute verso un altro indirizzo di posta elettronica. Se il requisito è soddisfatto potrete continuare la lettura.

Ovviamente lo spam continuerà (purtroppo) ad arrivare, solo che sarà correttamente individuato e tenuto separato dai messaggi legittimi.

Supponiamo che il vostro indirizzo intasato di spam sia username@dominio.it.
Il trucco consiste nel creare un nuovo account Gmail (ad es. username@gmail.com) che andrà a controllare periodicamente la posta destinata alla casella username@dominio.it, filtrandola dallo spam presente.
Tutto lo spam finirà nella cartella Spam del vostro account Gmail mentre le email legittime saranno collocate nella cartella Posta in Arrivo.

Se il vostro account username@dominio.it consente l’inoltro automatico della posta in arrivo verso un altro indirizzo, dovrete impostarlo affinchè inoltri tutta la posta verso l’indirizzo Gmail creato.
L’alternativa consiste nell’impostare l’account Gmail affinchè vada a controllare periodicamente (tramite il protocollo POP3 e il servizio Mail Fetcher) la presenza di nuovi messaggi sul vostro indirizzo username@dominio.it
La frequenza dei controlli periodici effettuata da Gmail sugli account esterni non è personalizzabile, ma viene ottimizzata in funzione della frequenza con cui ricevete le email su quell’account.
Se il vostro account username@dominio.it supporta l’inoltro automatico è preferibile sfruttare questa opportunità: in questo modo i messaggi destinati a username@dominio.it arriveranno istantaneamente anche sulla casella gmail.

Ovviamente, volendo adottare questo metodo di filtraggio spam, non dovrete più leggere la posta dall’account username@dominio.it bensì l’account username@gmail.com che conterrà solo i messaggi “buoni”.

L’account Gmail potrà essere controllato sia tramite sito web mail.google.com oppure tramite il vostro programma di posta elettronica preferito, in modalità POP3 o IMAP (che vanno prima abilitate dal sito di Gmail).

Per quanto riguarda l’invio dei messaggi, è molto probabile che vogliate far sì che il mittente delle risposte o dei nuovi messaggi risulti l’indirizzo vittima di spam (username@dominio.it) piuttosto che l’indirizzo Gmail (che non conosce nessuno).
Fortunatamente Gmail consente di spedire messaggi facendo risultare come mittente un altro vostro indirizzo di posta elettronica: impostatelo quindi per poter spedire messaggi dall’account username@dominio.it e tale indirizzo potrà essere impostato come account principale per gli invii e le risposte. Ovviamente potrete fare lo stesso nel vostro programma di posta preferito.

Con questo metodo ho ripreso ad utilizzare un vecchio account virgilio che avevo abbandonato per disperazione in quanto sommerso da migliaia di messaggi di spam.

Gmail, Imap e filtri: se Thunderbird non mostra avviso di nuova posta ricevuta.

Utente Gmail sin dagli albori del servizio, solo di recente mi sono deciso ad usarlo in modalità IMAP anzichè in modalità POP mediante il mio client di posta preferito ThunderBird.

Nel mio account, tramite l’interfaccia web di Gmail, ho creato varie etichette e costruito vari filtri per smistare in esse la posta in arrivo.

Quasi tutti i filtri da me creati effettuano l’azione “Ignora Posta in arrivo” (Skip Inbox per chi ha l’interfaccia in Inglese) che assegna al messaggio ricevuto l’etichetta associata al filtro, senza mostrare il messaggio nella cartella Posta in arrivo (di modo che in “Posta in arrivo” restino solo i messaggi che non corrispondono a nessun filtro, in modo da tenere le cose ordinate).

Da quando ho impostato ThunderBird per gestire la mia casella Gmail mediante protocollo IMAP ho notato un inconveniente: se sulla mia casella Gmail arriva un messaggio intercettato da un filtro con l’impostazione Skip Inbox attiva, ThunderBird non mi avvisa della nuova posta ricevuta, se non andando a cliccare su tutte le cartelle una per una (in ThunderBird infatti ad ogni etichetta corrisponde una cartella).

Comprenderete che si tratta di un problema fastidioso dover andare a controllare le cartelle manualmente, soprattutto se si hanno molte etichette impostate.

Facendo una ricerca su google ho trovato questo post sulla Knowledge Base di Mozillazine: qui c’è scritto che per impostazione predefinita ThunderBird, in modalità IMAP, controlla se ci sono nuovi messaggi solo nella cartella Posta in Arrivo.

Per modificare questo comportamento abbiamo varie soluzioni:

- modificare la configurazione in modo che ThunderBird controlli tutte le cartelle imap: questo si effettua tramite l’editor di configurazione impostando a true la voce:

mail.check_all_imap_folders_for_new

Lo svantaggio di questo metodo è che non è possibile escludere dal controllo periodico delle cartelle specifiche (tipo la cartella Spam o il Cestino);

- impostare una ad una manualmente le cartelle a cui siamo interessati in modo che venga effettuato il controllo di nuova posta in arrivo in ciascuna di esse: per fare ciò basta cliccare con il tasto destro sul nome della cartella (ossia dell’etichetta), selezionare Proprietà Cartella e andare a impostare la voce “Controlla l’arrivo di nuovi messaggi in questa cartella“.

Se le cartelle sono molte, potrebbe essere estremamente noioso ripetere questa operazione per ogni cartella.

Per risparmiare qualche click potrete scaricare l’estensione FolderCheck, che vi permette di fare tale operazione su ciascuna cartella con soli 2 click (tasto destro sul nome della cartella, e poi cliccare la voce “Check for new items”).

Novità Gmail: disconnessione remota e cronologia degli accessi

Grande novità nell’interfaccia Web di Gmail che apprendo e riporto dal blog Gmail ufficiale…

Chi ha impostato l’interfaccia in English (Us) noterà subito questa nuova funzione, mentre per la versione in italiano occorrerà aspettare la localizzazione…

Ok, ma quali sono queste novità? La disconnessione da remoto dell’account e la cronologia degli ultimi accessi al vs account (accessi web, pop3 e mobile).

La disconnessione da remoto è utile per gli ’smemorati’ che controllano il loro account Gmail da postazioni diverse e dimenticano di fare il logout (o hanno il dubbio di non averlo fatto)…

Molto utile la cronologia dei collegamenti, che ci dice quali sono stati gli ultimi accessi al nostro account, corredati dal tipo di accesso (web, pop3 o mobile), dall’orario e dall’indirizzo ip da cui è avvenuto l’accesso.
Con questa funzione potremo capire se qualcuno accede a nostra insaputa alla nostra casella di posta elettronica (se vedete un orario strano di accesso alla vostra casella o un ip che non vi convince vi consiglio di cambiare subito la Vs password, perchè l’account potrebbe essere stato compromesso).

Per sapere se il vostro account è già stato aggiornato con queste funzioni basta guardare in fondo alla pagina di Gmail, nel punto in cui vi dice quanto spazio state occupando e quanto spazio è ancora libero.

C’è la nuova voce “Last account activity” che vi dice da quanto tempo è avvenuta l’ultima attività sulla vostra casella e l’indirizzo ip da cui voi vi state collegando.

Cliccando su Details comparirà una schermata di questo tipo:

Da questa sezione è possibile capire se ci sono altre sessioni di Gmail aperte (sezione Concurrent session  information), vuoi perchè abbiamo dimenticato di disconnetterci in ufficio, vuoi perchè qualcuno che ha ottenuto la nostra password sta controllando la nostra casella…
In questa schermata di esempio infatti è evidente che c’è un’altra sessione browser aperta, da un indirizzo ip che non è il nostro.
Cliccando su “Sign out all other session” potremo disconnettere istantaneamente tutte le altre postazioni dal nostro account.

Per saperne di più su queste nuove funzioni cliccate qui o leggete il post sul blog di Gmail.